Vad är styrelsens ansvar i en samfällighet?
En styrelse i en samfällighet sköter bland annat föreningens dagliga verksamhet. Styrelsen är också ansvariga för att verkställa beslut som föreningens medlemmar beslutar om.
- En styrelse ska verka i medlemmarnas intresse och förvalta föreningens gemensamma fastigheter eller anläggningar på ett ansvarsfullt sätt.
- En styrelse ska också se till att medlemmarna följer stadgarna (men självklart har du som medlem ett eget ansvar att följa stadgar som är beslutade på stämma och dom regler som finns på hemsidan för samfälligheten) och att medlemsavgifter och andra gemensamma utgifter betalas i rätt tid. Detta inkluderar att hantera eventuella tvister och problem som kan uppstå inom föreningen.
- Styrelsen bör gå igenom stadgarna årligen (behöver inte uppdateras årligen men ses över så ingen ny lag/regler tillkommit som medför behov av uppdatering)
- Enligt lag är styrelsen förbjudna att göra annat än det som står i anläggningsbeslutet.
- Inte heller får styrelsen lägga sig i vad medlemmar gör i/på sin egen fastighet. Däremot finns det regler/lagar/detaljplan osv som boenden i området behöver förhålla sig till och följa.
Dom viktigaste verktygen i styrelsens arbete är budget och underhållsplan, så det är viktigt att hela styrelsen är insatt i dessa två verktyg (gäller både ordinarie ledamöter och suppleanter).
Styrelsens ansvarsområden: – Ekonomi; Upprätta leverantörsavtal, beställa underhållsarbeten, attestera fakturor/utbetalningar, bistå kravrutin, administrera p-platser alt säkerställa avtal för skötsel av parkeringsplatser, underhålla debiteringslängd/medlemsregister. – Sköta information till medlemmarna; Uppdatera hemsidan. – Bevaka/upprätta underhållsplan. – Beställa/bevaka vinterunderhåll. – Kalla till ordinarie stämma årligen senast under april.- Framlägga eventuella propositioner. – Framlägga förslag till bokslut. – Upprätta förslag till budget/debiteringslängd.
Säkerställa att praktiska uppgifter utförs: – Arrangera städdagar- Tillsyn/rotera sopkärl. – Yttre tillsyn/underhåll. – Tömma papperskorgar, skräpplockning. – Arrangera städdagar. – Vinterunderhåll; snöröjning/halkbekämpning ”småvägar”. – Sommarunderhåll; gräsklippning. – Tillsyn av kvartershus/bastu. – Följa/prioritera planerat underhåll enligt den underhållsplan samfälligheten har och säkerställa att underhåll av gemensamma ytor sker
För teknisk förvaltning har samfälligheten tre personer anställda för reparationer, underhåll av gemensamhetsytor bla gräsklippning och en person som går sopronder två gånger i veckan, roterar sopkärl och tömmer papperskorgar i området. Vi har även avtal med HSB Södertörn för teknisk förvaltning. I avtalet ingår det månadsrondering av området, plocka skräp, månadskontroll av lekplats och sandlådor (självklart har vi alla fortsatt ansvar att inte slänga skräp i vårat område). Arbetsbeskrivningar hittas under filer för nedladdning här:
2023-12-15-Arbetsbeskrivning-underhall-av-samfallighetens-gemensamma-ytor.docx (live.com)
2024-04-01-Arbetsbeskrivning-soprond.docx (live.com)
Vi i styrelsen har nu också möjlighet att kontakta HSB för åtgärd av fel på samfällighetens gemensamhets ytor. För att fakturan ska skickas till samfälligheten så måste det vara ordinarie ledamöter som gjort felanmälan.
Om du som husägare vill ha använda dig av tjänsten och anlita HSB för arbeten/felanmälan gällande ditt hus så kan du göra det, du får då fakturan till dig och ska bekosta det själv. Du behöver då själv ha dialog med HSB om vad det är för arbete du vill ha utfört/åtgärd av fel, kostnad osv , du ringer då 08-608 68 00. Styrelsen kommer inte vara involverad i att du anlitar HSB för åtgärd i ditt hus, kostnad för utfört arbete osv.
Preliminära datum för styrelsesammanträden 2024 är den 7/4(som då blir det konstituerande mötet efter årsstämman), 5/5, 9/6, 8/9, 6/10, 3/11 och 15/12, för att anmäla frågor till mötena så mailar ni dom 12 dagar innan mötena till info@viltpasset.se. Nytt för i år är att protokoll från styrelsesammanträdena kommer finnas i Fastum portalen under dokument, så alla medlemmar i samfälligheten kan ta del av dessa.
Ordförande:
Ordförandens roll är att leda styrelsen och styrelsens arbete. Ordförande och kassör är firmatecknare i samfälligheten. Att teckna föreningens firma innebär att man har rätt att skriva under avtal och andra kontrakt i föreningens namn. Fasta uppgifter:
- Sammankallande till styrelsemöten enligt stadgar
- Upprätta en dagordning till styrelsemöten
- Att svara på info@viltpassets.se mail från boenden. Svar bör ske inom 2 dagar, behöver styrelsen längre tid för att fullständigt svar ska ändå bekräftelse på mailet och att återkoppling sker senare (glöm då inte att återkoppla när du har ett svar).
- Följa upp så alla planerade åtgärder utförs.
- Innehar attestroll 2 i faktura systemet (det innebär att du ska dubbel attestera efter styrelseledamot med roll 1 i systemet kontrollerat fakturan och attesterat).
- Säkerställa att arvoden betalas ut till valberedning, revisor och revisorssuppleant efter avslutad stämma och övriga styrelsen under november månad.
- Informera valberedningen om datum för stämman när det datumet är satt (så snart som möjligt så dom hinner med sitt arbete då några ledamöter alltid ska väljas om/ersättas.
- Informera revisor när datum är bokat för den årliga stämman, och säkerställa att revisorn har alla handlingar som behövs för revision av styrelsens arbete.
Kassör:
Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. Säkerställa i dialog med Fastum att budgetplan, bokslut, fakturering och process gällande obetalda samfällighetsavgifter följs. Ordförande och kassör är firmatecknare i samfälligheten. Kassören är också ofta ansvarig för att söka bidrag, från kommunen men även andra organisationer och myndigheter. Fasta uppgifter:
- Ha kontakt med Fastum och skicka ev ärenden vidare till kronofogden
- Initiera och boka ett digitalt budgetmöte med Fastum i början av december (övriga styrelsen blir inbjuden, men du beslutar om datum och tid i dialog med Fastum.
- Säkerställa att dokument är uppladdade i Fastums portal: Debiteringslängd, protokoll från stämman, protokoll från konstituerande mötet och att kontaktperson på Fastum har fått en länk till den digitala underhållsplanen
- Ha attestroll 1 i fakturasystemet
Sekreterare:
Sekreteraren har ansvar för att protokollföra styrelsens möten, arkivera protokollen på lämpligt sätt och säkerställ att allt som behöver sparas och dokumenteras finns i styrelseportalen. Samfälligheten har en digital styrelseportal där alla styrelsemöten dokumenteras och digitalt justeras och signeras. Alla styrelseledamöter och suppleanter har som eget ansvar att läsa igenom protokollen. Det är viktigt för föreningens medlemmar att kunna följa styrelsens arbete. Sekreteraren ska se till att värdefulla handlingar såsom styrelseprotokoll, verksamhetsberättelser osv sparas i föreningen. Sekreteraren bör ha ett system som underlättar för medlemmar och kommande styrelseledamöter i föreningen att hitta historiska handlingar om föreningens verksamhet. Fasta uppgifter:
- Uppdatera styrelsens uppgifter på villaägarnas hemsida (nya ledamöter får sedan själva kontakta villaägarna för att få sitt personliga kontaktnummer)
- Uppdatera uppgifter om styrelsen till lantmäteriet efter det konstituerande mötet
- Beställa ägarförteckning från villaägarna för att sedan göra en debiteringslängd till stämman
- Ha attestroll 2 i fakturasystemet
- Ha adm behörighet till alla våra system, dvs möjlighet att lägga på behörigheter på nya ledamöter och suppleanter till Fastums portal, villaägarna, hemsidan, till våra viltpassets mejl.
Suppleant:
Suppleanten ersätter en ordinarie ledamot i en styrelse när denne av någon anledning är frånvarande. En styrelsesuppleant har alltså samma arbetsuppgifter som en vanlig styrelseledamot och får också närvara vid sammanträden och styrelsemöten för att hålla sig ajour. Enda skillnaden är att suppleanten inte får rösta när den ordinarie ledamoten är närvarande. Som suppleant i Viltpassets samfällighet förväntas du: läsa dina mail, svara om avsändaren till mailet har en fråga eller önskar hela styrelsens synpunkter, hålla sig uppdaterad i styrelseportalen vilket dvs läsa dagordning, protokoll och regelbundet uppdatera sig gällande pågående projekt i portalen. Meddela ordföranden om man har förhinder och verkligen inte kan komma på styrelsemöten, även om ordinarie ledamot får förhinder (suppleanter får agendan utskickad samtidigt som övriga ledamöter inför mötena). En suppleant har attestroll 1 och en suppleant har roll 2 i faktura systemet, vilket innebär att man har ett ansvar att kontrollera fakturorna innan attest, speciellt i roll 1(detta beslutas på det konstituerande mötet).